Gerente de projetos: saiba como antecipar urgências

O aparecimento repentino de urgências é um dos grandes vilões da produtividade – sobretudo em escritórios de arquitetura. Muitos profissionais costumam se adaptar a uma realidade em que atividades urgentes fazem parte da rotina. Mas essa questão pode e deve ser mudada. E, na maioria das vezes, cabe ao gerente de projetos tomar as rédeas para promover essa mudança, pois é ele o responsável pela organização do escritório.

Um dos principais segredos para evitar o acúmulo de urgências é aprender a antecipá-las. O princípio é o mesmo pregado pelo bom e velho ditado “é melhor prevenir do que remediar”. Assim, o gerente de projetos deve adotar algumas medidas para garantir que atividades urgentes não peguem todos de surpresa.

O objetivo deste artigo é mostrar quais técnicas podem ser utilizadas para combater a doença da urgência. Confira!

Tenha um planejamento de longo prazo

Grandes projetos envolvem um planejamento que deve ser iniciado vários meses antes de sua conclusão. Quando a estratégia não é bem mapeada, as chances de falhas no percurso aumentam drasticamente.

Escritórios de arquitetura que planejam bem seus projetos têm mais condições de entregar resultados acima do esperado. Mais do que isso, o andamento dificilmente será atrapalhado por urgências a todo momento.

Quando as atividades estão dispostas em uma régua de tempo, as urgências podem ser administradas de uma forma mais tranquila. Essas tarefas que surgem de repente são muito mais danosas ao projeto se ele estiver pouco organizado.

É como um efeito cascata: se várias atividades já estiverem atrasadas ou com prazo apertado, as urgências tornarão a situação insustentável. Por isso, a recomendação é fazer um planejamento de longo prazo, que permita a absorção de urgências pontuais.

Estabeleça metas com diferentes prazos de conclusão

O bom planejamento só estará realmente completo se você preenchê-lo com metas. Não basta dispor as atividades ao longo dos meses, é importante que elas estejam atreladas a objetivos que compõem o projeto.

Suponha que o escritório de arquitetura em que você trabalha vai decorar um apartamento ao longo de seis meses. Naturalmente, o principal objetivo do projeto é concluir a decoração. Mas é fundamental estabelecer metas parciais a serem atingidas durante esses seis meses.

Por exemplo: ao final do primeiro mês, todos os materiais necessários devem estar comprados. No segundo mês, um dos cômodos deve estar pronto. E assim por diante. Cada etapa tem uma grande importância no todo e deve estar contemplada no planejamento de forma clara.

A definição de metas com diferentes prazos de conclusão tem um benefício adicional. À medida que os objetivos parciais são cumpridos, você e sua equipe se motivam a seguir em frente e, ao final do projeto, entregam um excelente trabalho.

Evite o acúmulo de tarefas em sua rotina

Um dos agravantes dos eventos urgentes é não conseguir manejar o tempo para resolvê-los. Para evitar que isso aconteça, é importante manter a rotina flexível, isto é, sem tantas tarefas a cada dia.

Procure sempre deixar uma ou duas horas vagas em sua rotina, sem atividades planejadas. Isso permite que você resolva alguma urgência que aparecer, seja ela pessoal ou profissional.

Uma boa maneira de manter as tarefas do dia a dia bem organizadas é utilizar um software próprio para isso. A ferramenta permite que você e sua equipe disponham as atividades ao longo da semana e planejem melhor o tempo.

Quando surgir uma urgência, você deve incluí-la em seu calendário para manter o controle. Tenha atenção para não deixar que as atividades urgentes tomem conta da sua rotina.

Mantenha contato com os demais participantes do projeto

A comunicação é um dos fatores determinantes para formar equipes produtivas. Todos os participantes de um grande projeto devem estar em contato regularmente para que tudo transcorra bem.

As conversas entre os profissionais envolvidos no projeto reduzem a incidência de erros porque as tarefas são delegadas de forma eficaz. Com isso, há menos chances de urgências surgirem devido a falhas de execução.

Quando falta comunicação, o projeto pode ser prejudicado de forma significativa. Imagine, por exemplo, se duas pessoas executarem a mesma tarefa por não terem conversado por dois minutos para acertar essa organização. Outra hipótese é um profissional realizar uma atividade de forma incorreta por não ter sido orientado pelo líder do projeto.

Aprenda com as urgências para melhorar sua administração

Ainda que você adote iniciativas de prevenção, urgências vão aparecer em alguns momentos. Quando isso acontecer, a dica é extrair o máximo de aprendizado possível. Equipes que tomam esse cuidado se tornam mais produtivas porque passam a lidar cada vez melhor com as urgências.

Procure entender por que determinada tarefa surgiu com um caráter de urgência. É importante observar se ela poderia ter sido evitada de alguma forma; quem sabe uma rápida conversa com seu colega tivesse impedido a urgência.

Equipes que aprendem com eventos urgentes têm mais facilidade para antecipar as urgências futuras e impedir que elas comprometam a conclusão de um projeto.

Evite romantizar as urgências

Embora sejam bastante prejudiciais à rotina das empresas, por vezes, as urgências são vistas de forma positiva por muita gente. Essa atitude inibe a antecipação de urgências e leva a uma perigosa naturalização do processo.

Você já deve ter se deparado com alguém que deixa tudo para a última hora e tem uma sensação de recompensa ao concluir cada tarefa. O raciocínio é mais ou menos esse: “ufa, consegui! E olha que nem tinha mais tempo, foi um ato quase heroico”.

A quem pensa dessa forma, falta compreender que o acúmulo de urgências derruba a produtividade. Por isso, não faz sentido romantizar a urgência e fazer dela uma rotina.

Eleve a produtividade da sua equipe

Antecipar-se às urgências do dia a dia é um dos melhores caminhos para tornar equipes mais produtivas. Por isso, vale muito a pena adotar as dicas apresentadas aqui e disseminá-las entre seus colegas.

Há também outros caminhos para elevar a produtividade individual e coletiva. Christian Barbosa, maior especialista em gestão do tempo do Brasil, preparou um vídeo com cinco dicas para você aumentar a produtividade da sua equipe. Vale a pena assistir!

Para fechar, mais uma orientação importante: incorporar um software de gestão de equipes à sua rotina proporciona grandes resultados e diminui sensivelmente as urgências.

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